PTA通信をリニューアルするときに考えたこと ~要素編~
PTA通信をリニューアルするときに考えたことをまとめました。同じ立場の方にご参考になれば。
問題点を把握する
まず、昨年度までのものを見て、改善したほうがよさそうなポイントを分析します。
一番の問題は、パッと見て文字が多い!
おたよりを見るお母さんたちは忙しいので、アクションが必要なさそうなおたよりはスルーしがち。文字量が多くて面白みのない文書なんて、なおさら「ふーん。ポイッ」とされてしまいます。せっかく作っているのにそれは悲しい……。
伝える必要がある内容で文字量が多くなるのは、もちろん問題ありません。ただ、以前のものをよく読みこんでみると、文字量が多い割に伝えていることが少ない。「ありがとうございました」「ご協力をお願いします」といった趣旨のことが、何度も違う言い回しで書かれているんですよね。そこまでへり下る必要ある? と感じてしまうほど、すっごく丁寧に書かれていました。
PTAの会員と役員の関係は、お客様と売り手ではありません。役員になった人も今年たまたま役員になっているだけで、あくまで対等な会員同士。もっと軽い感じで伝えても問題ないだろうと判断しましだ。
文書の趣旨を考える
今までのものを分析したところで、「そもそもPTA通信を何のために発行しているか」に立ち返ります。連絡事項など必要な連絡は、別途プリントが配られます。それとは別にわざわざPTA通信を発行しているのは「PTAの活動を会員に知らせる」ため。
PTAが関わる行事は色々ありますが、その場に来られない保護者もたくさんいます。そんな方たちに、当日どんな様子だったかを共有するためにPTA通信を作っているのです。そのため、「当日の様子が伝わる」ことを基準に、新しいフォーマットを考えることにしました。
PTA通信の要素
そして決定した要素がこちら。
- タイトル部分:日付、発行元、PTA通信名
- 見出し:月、行事名
- 本文:当日の様子の文章、画像
- 最下部:1~2行のコメント
以上の要素を元に、プリントのレイアウトを下書きしたラフがこちら。
全体の雰囲気を楽しげにするデザイン決めは次回。